Створення власної компанії означає в тому числі й збільшення кількості обов’язків, як наслідок – постійний цейтнот. Бен Сімкін (Ben Simkin), засновник агенції онлайн-маркетингу BusinessNET з обсягом продажів понад $1,45 млн, вважає тайм-менеджмент головним і єдиним лайфхаком зі створення прибуткового бізнесу. Бен ділиться власними прийомами, які довели ефективність на практиці.

1. Найміть тих, хто відповідатиме на вхідні дзвінки

Щойно отримавши таку можливість, я передав обов’язки відповідати на дзвінки своїм працівникам. Коли людина чує в слухавці незнайомий голос, вона або відмовляється від наміру спілкуватися, або конкретніше формулює власні вимоги й очікування. Розмова через посередника примушує залишати коротке й чітке повідомлення, а також пояснювати, навіщо потрібний саме цей контакт.

Наявність довіреної особи, яка відповідає на дзвінки, говорить вашим клієнтам, як дорого коштує ваш час, а вам дозволяє скласти зручний розклад розмов, до того ж необов’язково по телефону. Також це позбавляє вас відчуття виснаження після розмови з багатослівним, але зазвичай не найважливішим співрозмовником.

Час, який вивільнюється таким чином, збільшить вашу продуктивність як мінімум удвічі, тож люди, які відповідають на дзвінки, виправдають інвестиції не один раз.

2. Припиніть перевіряти електронну пошту

Просто припиніть. Відкладіть смартфон і відійдіть від комп’ютера. Нехай хтось інший переглядає вашу пошту, позначає дійсно важливі листи і бореться зі спамом. Призначте декілька чек-пойнтів на тиждень (навіть не на день), коли ви відповідаєте на листи, знову-таки – в порядку пріоритетності. Мені вдалося вивільнити 15 годин на тиждень завдяки цьому прийому.

3. Створіть перелік справ і керуйтеся ним

Коли у вас завдяки попереднім двом пунктам з’явився вільний час, ви можете створювати короткий перелік справ і дійсно встигати його виконувати. Ключові завдання можна сформулювати трьома-чотирма словами, і саме на них вам треба сфокусуватися, якщо ви власник бізнесу і/або керівник компанії.

4. Скоротіть кількість особистих зустрічей і нарад

Все, що можна сказати на нараді, так само можна повідомити з літака, власної вітальні чи домашнього офісу. Можливо, наради –  найбільш стресові й непотрібні складові ділового життя, однак до них так звикли, що, коли я почав їх уникати, люди відчували себе покинутими. При цьому виявилося, що моя фізична присутність не настільки потрібна, як усі звикли вважати, – якщо я мав що сказати, я записував промову заздалегідь. Коли не було жодного шансу уникнути безпосереднього спілкування, я намагався робити це по Скайпу, а якщо мені треба було орієнтуватися в тому, що відбувається, я делегував на зустріч свого працівника і потім проглядав його записи.

Тайм-менеджмент спирається на три кити: фокусування на головному, виокремлення пріоритетів, делегування повноважень. Вам потрібні короткотерміновий і довготерміновий бізнес-плани, у яких всі завдання розставлено за їхнім ступенем важливості, а також підтримка команди найкращих професіоналів, які готові взяти на себе всю рутинну роботу, включно з документообігом. Фактично все, необхідне вам для побудування багатомільйонної компанії, – грамотний тайм-менеджмент і перелік справ.

Окрім порад Бена Сімкіна, підвищити особисту ефективність допоможе безкоштовний онлайн-курс з основ тайм-менеджменту від Bogush Time. Тим, хто хоче навчитися грамотно керувати компанією чи окремим проектом, рекомендуємо курс Лілії Чакової «Управлінський старт. Частина 1. Фундамент. Організація роботи керівника».