Звернемося до сучасних реалій: сьогодні стала досить популярною тенденція «робити менше». Як випливає з назви, цей напрям охоплює техніки, за допомогою яких можна досягти великих результатів, прикладаючи менше зусиль.

1. Закон Парето, або принцип 20/80

У загальному вигляді даний принцип формулюється так: 20% зусиль дають 80% результату, а інші 80% зусиль – лише 20% результату. Закон 20/80 застосуємо практично у всіх сферах життя. Наприклад, згідно з цим законом, 20% злочинців скоюють 80% злочинів.

Якщо ви знаєте, як скористатися законом Парето належним чином, це допоможе вам не тільки в професії, а й у повсякденному житті. Це маленький зручний трюк, який зуміє допомогти спрогнозувати результат. Наприклад, якщо ви товариська людина, то у вас, швидше за все, багато друзів. Подумайте, хто з цих людей прийде до вас на допомогу в скрутній ситуації. Ймовірно, їх буде небагато, якраз щось близько тих горезвісних 20%. Варто прийняти це до відома і намагатися підтримувати спілкування з цими 20%, замість того, щоб витрачати час на віртуальних друзів.

Як це працює

Відповідно до закону Парето, слід робити всі неважливі завдання тоді, коли ваша продуктивність невисока. Наприклад, багато людей, як тільки прийшли з ранку на роботу, не можуть відразу ж включитися в робочий процес. Їм потрібно поспілкуватися з колегами, випити чашечку кави або зробити щось ще, що допоможе їм налаштуватися на робочий лад.

Тільки в цьому випадку вони зможуть продуктивно працювати. Важливо розставити пріоритети між робочими завданнями. Намагайтеся виконувати важливі завдання саме в той час дня, коли ваша працездатність буде на високому рівні.

2. Три важливі завдання

Багато складають список справ, це дозволяє зробити робочий процес більш організованим. Звичайно, в 21 столітті ми вже відійшли від того, щоб записувати майбутні справи на папері, для цього у нас є смартфони і комп’ютери.

Пропонуємо вам слідувати одному простому правилу: щоранку витратьте п’ять хвилин на те, щоб записати три найбільш важливих завдання на день. А потім зосередьте всі свої зусилля на виконанні цього короткого списку.

Це чудова альтернатива тим нескінченно довгим списками завдань, які ми зазвичай любимо складати. Кого ми обманюємо, адже на них не вистачить і тижня, не кажучи вже про один день. Зосередьтеся на цих трьох основних завданнях, і якщо ви встигнете виконати їх раніше терміну, то можете взятися за що-небудь ще.

Ця проста, але дієва звичка дійсно може підвищити вашу продуктивність.

3. Філософія «Роби менше»

Філософія «Роби менше» дуже популярна в сучасних реаліях. Різні автори пропонують різні підходи. Маніфест «робити менше» починається з спростування твердження про те, що зниження навантаження робить співробітників ледачими і негативно позначається на їх продуктивності. Коли ми виконуємо меншу кількість завдань, ми можемо насолодитися своїми досягненнями.

Марк Лессер рекомендує знаходити кілька хвилин під час робочого дня для того, щоб помедитувати. Це вирівнює ваш подих, ви прийдете до тями, позбудетеся від стресу і зможете краще сконцентруватися на поставленому завданню.

Не забувайте про розстановку пріоритетів. В першу чергу виконуйте важливі завдання, а потім вже переходите до низькопріоритетних. Не перевантажуйте себе великою кількістю завдань: краще зробити менше, але якісно і з задоволенням, чим більше, але без ентузіазму.

4. Помідорова техніка

Помідорову техніку запропонував Франческо Чирилло. Техніка називається помідорною через те, що її автор спочатку застосовував кухонний таймер у вигляді помідора для вимірювання часу.

В основі методики лежить принцип працювати 25 хвилин над конкретним завданням без перерви, але після цього обов’язково зробити перерву.

Як це працює:

1. Подивіться на свій список завдань і виберіть з нього найбільш пріоритетні завдання.

2. Потім встановіть таймер на 25 хвилин і почніть працювати, ні на що не відволікаючись, поки не почуєте сигнал таймера. Кожен 25-хвилинний період часу називається «помідор».

3. Після цього зробіть п’ятихвилинну перерву і зазначити час знову.

4. Після чотирьох «помідорів» (тобто через кожні дві години) робіть більш тривалу перерву в 15-20 хвилин.

5. Якщо ваша задача займає більше п’яти «помідорів», її можна розділити на кілька частин.

Така техніка допомагає працювати над більш пріоритетними завданнями, покращує увагу і допомагає краще сконцентруватися.

5. Міф про багатозадачність

Режим багатозадачності зовсім не робить нас більш продуктивними, це міф. Насправді, коли ми концентруємося на багатьох завданнях одночасно, це негативно впливає на нашу продуктивність і концентрацію.

«Незалежно від того, наскільки добре ви пристосувалися працювати в режимі багатозадачності, ваша продуктивність буде набагато менше, ніж якщо б ви вирішили зосередитися від початку і до кінця на виконанні одного завдання.», – Девід Мейер, професор університету штату Мічиган

Ефективно виконувати одночасно кілька завдань можливо тільки в деяких особливих випадках. Скажімо, коли ви робите щось автоматично, наприклад йдете і одночасно розмовляєте. Ходьба – це діяльність на автоматі, вона не вимагає того, щоб ви на ній зосередилися.

Якщо ви хочете виконувати поставлені завдання більш продуктивно, краще зосередьтеся на одному завданні, виконайте його від початку до кінця і тільки потім переходите до інших.

6. Інформаційна дієта

У наш час перевантажити свій мозок інформацією так само просто, як отримати тепловий удар в пустелі Сахара. І навіть симптоми схожі: порушення сну, розсіяна увага і уповільнена реакція. Наш мозок перевантажений інформаційним шумом. У сучасному світі люди постійно шукають новини, хоча вони і так всюди оточують нас.

В цьому випадку Тімоті Ферріс, автор книги «Як працювати по чотири години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі” від дзвінка до дзвінка “, жити де завгодно і багатіти» радить людям «сісти на інформаційну дієту». Подумайте, чи дійсно для вас важливі всі електронні листи, блоги, газети і журнали, які ви читаєте? Вам насправді потрібно витрачати так багато часу на соціальні мережі і телевізор?

Постарайтеся отримувати якомога менше абсолютно непотрібною для вас інформації хоча б протягом тижня і простежте, як це позначиться на вашій продуктивності.

7. Живіть за графіком

Запитайте будь-якої успішної людини, коли він або вона прокидається, і, швидше за все, почуєте, що ця людина рано встає. Це досить нескладно: в першій половині дня не так багато відволікаючих чинників, тому ми можемо сфокусуватися на пріоритетних справах.

Пам’ятайте, що є час відпочивати, а є час працювати. Проведіть чіткі межі між тим і іншим. Почніть з того, що припиніть займатися справами, як тільки відчуєте, що вам необхідно відпочити.

Краще жити з планом, ніж без нього.

Закон Паркінсона говорить, що «робота заповнює час, відведений на неї». Це означає, що якщо ви, наприклад, вирішили, що напишете звіт за тиждень, ви весь тиждень будете його писати. Особливо закон Паркінсона застосуємо до справ, які нам не подобаються і якими у нас немає ніякого бажання займатися. Багато з нас схильні розтягувати справи настільки, наскільки це можливо. Але якщо ви укладете кожну задачу в жорсткі рамки, це дозволить вам розправлятися зі справами куди більш ефективно. Коли у вас є дедлайни, ви намагаєтеся встигнути виконати все в строк, так що це відмінна мотивація.