Форматирование ячейки в Excel

Лайфхаки
MS Excel, таблицы Excel, ячейки Excel, форматирование в Excel, как выучить Excel, переносить по словам в Excel, курсы по Excel, Excel онлайн

Порой таблица Excel нужна для каких-то простых утилитарных нужд, и весь заложенный в программе функционал скорее пугает, чем радует. Когда внезапно числа меняются на дату, количество пончиков на валюту или программа округляет число до целого, тем самым сбивая расчеты – неопытный пользователь встает в тупик и не понимает, откуда выскочил этот джокер.

В Excel все основные действия происходят в ячейках, и главное – знать, как их форматировать (на начальном этапе), а затем – как связывать друг с другом при помощи формул и функций. Для тех, кто хочет разобраться во второй по популярности после MS Word офисной программе, на EDUGET есть специальные курсы «Таблицы MS Excel»: как с консультацией преподавателя, и курс для тех, кто уже хорошо знаком с программой, – «Функции и формулы MS Excel».

Самое заметное отличие таблиц Excel от таблиц Word – другое форматирование ячеек. Команду «Форматирование ячеек» можно найти в контекстном меню выделенной ячейки или диапазона, а также в ветке программного меню «Формат».

Общее форматирование ячеек

Команду «Формат ячеек» можно найти в контекстном меню выделенной ячейки или диапазона, а также в ветке программного меню «Формат». По сравнению с командой «Редактирование», «Форматирование» позволяет изменить внешний вид объекта (ячейки), не затрагивая его информационного наполнения (данных).

Диалоговое окно «Формат», отвечающее за форматирование ячеек, содержит шесть подокон (вкладок), доступ к которым возможен через ярлыки. Вкладки форматирования такие: «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Обводные линии», «Заливка» и «Защита». Напоминаем, что популярная опция «Переносить по словам» в Excel прячется именно во вкладке «Выравнивание».

Форматирование чисел в ячейках

Числовой формат отвечает за способ отображения числа на экране. Обычно невзирая на выбранный формат программа Excel сохраняет число с точностью до 15 значимых разрядов, остальные превращаются в нули.  

Независимо от выбранного формата число сохраняется с точностью до 15 значимых разрядов, последние разряды превращаются в нули. Для очень малых и больших числовых значений используется экспоненциальная форма отображения, то есть перед символом Е стоит число от 1 до 10, положительная или отрицательная форма числа 10. Число 0,00000000068 при недостаточной ширине столбца будет отображаться как 6,8Е-10, то есть 6,8 умножится на 10 в степени -10, число 4,5х10¹³ соответственно будет выглядеть как 4,5Е+13.

Обычно Excel самостоятельно выбирает формат вводимых данных. Однако программе нужно помочь, чтобы информация в ячейке отвечала ожиданиям автора. Для этого необходимо задать формат данных. Отображение даты настраивается так: в диалоговом окне «Формат ячеек» (Format Cells) в списке «Числовые форматы» (Category) нужно выбрать «Даты» (Date).

Описание числовых форматов Excel

Числовой формат

Описание

Пример


Общий (General)

Основной формат числовых данных по умолчанию. Чаще всего числовые данные подаются к ячейке так, как их ввели или как настроено для вычисления. Недостаточная ширина ячейки для всего числа приводит к округлению числа в числовом формате или к использованию экспоненциального формата. 

123


Числовой (Number)

Формат считается самым распространенным способом презентации чисел. Для использования числового формата надо в поле «Число десятичных знаков» (Decimal places) ввести число, обозначающее количество цифр после запятой справа.
Если надо выбрать способ отображения отрицательных чисел, в меню «Отрицательные числа» (Negative numbers) следует выбрать желаемый вариант. Благодаря флажку «Разделитель групп разрядов» (Use 1000 Separator ()) можно отделять группы тысячных разрядов в числах.


123,45 1,234

Денежный (Currency) 

Семейный бюджет и любую бухгалтерию поможет вести денежный формат. Вывод денежных значений отличается тем, что для удобства использования данные выравниваются по десятичной точке и каждые три разряда отделяются друг от друга. Формат позволяет задавать точность представления числа (количество десятичных знаков) и символ валюты. 


1 234,00 грн.

Финансовый (Accounting) 

Помогает выравнивать денежные величины в таблице по разделителю целой и дробной части.


123.


Процентный (Percentage)

Оптимальный формат для отображения числа в сотых долях единицы со знаком % (процент) и с учетом установленного количества десятичных знаков. Обычно числа больше 1 в этом формате по умолчанию вводятся как проценты; тогда как числа, меньше 1, требуют умножения на 100 для превращения в проценты. Введение чисел 10 или 0,1 приводит к отображению в ячейке 10%. Пример процентного формата на числе 0,1234 приведен в правом столбце таблицы.


12,34%

Дробь (Fraction)

Презентация числа в виде обычной дроби.

3/10

Экспоненциальный (Scientific)

Нужен для отображения очень больших или очень маленьких чисел.

2.3Е+07

Дата (Date)

Существует несколько форматов даты. В качестве разделителя может выступать дефис или точка, например, 29.Фев или 05.08.16. Отсчет дат Excel начинает с 1 января 1900 года. Дата обозначает количество дней, прошедших от начала Excel до указанной даты. 


14.03.04


Время (Time)

Excel поддерживает несколько форматов даты, из них наиболее распространена 12-часовая система. По умолчанию программа сохраняет время в виде простой дроби, где доля суток отсчитывается от 0 часов.


1:30 РМ

Текстовый (Text)

Очень нужный формат, позволяющий обойти принудительное форматирование. В этом формате и тексты, и числа отображаются так, как они были обозначены в исходном тексте независимо от содержания.

Дополнительный (Special)

Формат создан для отображения почтовых индексов, номеров телефонов, табельных номеров.


123456

Все форматы (Custom)

Формат настраивается пользователем собственноручно.