Форматування клітинки в Excel

Лайфхаки
MS Excel, таблиці Excel, клітинки Excel, комірки Excel, вічка Excel, форматування в Excel, як вивчити Excel, переносити по словах в Excel, курси з Excel, Excel онлайн

Часом таблиця Excel потрібна для якихось простих утилітарних потреб, і весь закладений у програмі функціонал радше лякає, ніж тішить. Коли раптово числа змінюються на дату, кількість пончиків на валюту чи програма округлює число до цілого, збиваючи розрахунки, – недосвідчений користувач губиться та не розуміє, звідки вискочив цей джокер.

В Excel усі основні дії відбуваються у клітинках, і головне – знати, як їх форматувати (на початковому етапі), а потім – як пов’язувати один з одним за допомогою формул і функцій. Для тих, хто хоче розібратися у другій за популярністю після MS Word офісній програмі, на EDUGET є спеціальні курси «Таблиці MS Excel» з нуля, з консультацією викладача, і курс для тих, хто вже добре обізнаний з програмою, – «Функції і формули MS Excel».

Найнаочніша відмінність таблиць Excel від таблиць Word – інше форматування клітинок. Команду «Форматування клітинок» можна знайти в контекстному меню виділеної клітинки чи діапазону, а також у програмному меню «Формат».

Загальне форматування клітинок

Команду «Формат клітинок можна знайти в контекстному меню виділеної клітинки чи діапазону, а також у гілці програмного меню «​Формат»​. Якщо порівнювати з командою «​Редагування»​, «​Форматування»​ дозволяє змінити зовнішній вигляд об’єкта (клітинки) без впливу на його інформаційне наповнення (дані).

Діалогове вікно «Формат», яке відповідає за форматування клітинок, містить шість підвікон (вкладок), доступ до яких здійснюється через ярлики. Вкладки форматування такі: «​Число»​, «​Вирівнювання»​, «​Шрифт»​, «Обвідні лінії»​, «​Заливка»​ і «​Захист»​. Нагадуємо, що популярна опція «Переносити по словах» в Excel ховається саме у вкладці «Вирівнювання».

Форматування чисел у клітинках

Числовий формат відповідає за спосіб відображення числа на екрані. Зазвичай попри обраний формат програма Excel зберігає число з точністю до 15 значущих розрядів, решта перетворюються на нулі. Для дуже малих та великих числових значень використовують експоненціальну форму відображення, тобто перед символом Е стоїть число від 1 до 10, позитивна чи негативна форма числа 10. Число 0,00000000068 при недостатній ширині стовпця відображатиметься як 6,8Е-10, тобто 6,8 буде помножено на 10 в мірі -10, число 4,5х10¹³ відповідно виглядатиме як 4,5Е+13.

Зазвичай Excel самостійно обирає формат вхідних даних. Але програмі треба допомогти, щоб інформація в клітинці відповідала очікуванням автора. Для цього необхідно задати формат даних. Відображення дати налаштовується так: у діалоговому вікні «Формат клітинок» (Format Cells) у списку «Числові формати» (Category) треба вибрати «Дати» (Date).

Опис числових форматів Excel

Числовий формат

Опис

Приклад


Загальний (General)

Основний формат числових даних за стандартом. Загалом числові дані подаються у клітинці так, як їх було введено або як налаштовано для обчислення. Недостатня ширина клітинки для всього числа призводить до округлення числа в числовому форматі чи до використання експоненціального формату. 

123


Числовий (Number)

Формат вважається найпоширенішим способом презентації чисел. Для використання числового формату треба в полі «Число десяткових знаків» (Decimal places)  ввести число, яке означає кількість цифр після коми справа.
Якщо треба обрати спосіб відображення негативних чисел, в меню «Негативні числа» (Negative numbers) слід вибрати бажаний варіант. Завдяки прапорцю «Роздільник груп розрядів» (Use 1000 Separator ()) можна відділяти групи тисячних розрядів у числах.


123,45 1,234

Грошовий (Currency) 

Сімейний бюджет чи будь-яку бухгалтерію допоможе вести грошовий формат. Виведення грошових значень відрізняється тим, що для зручності використання дані вирівнюються за десятковою крапкою і кожні три розряди відділяються один від одного. Формат дозволяє задавати точність представлення числа (кількість десяткових знаків) і символ валюти. 


1 234,00 грн

Фінансовий (Accounting) 

Допомагає вирівнювати грошові величини у таблиці за роздільником цілої та дробової частини.


123


Процентний (Percentage)

Оптимальний формат для відображення числа в сотих долях одиниці зі знаком % (відсоток) і з урахуванням встановленої кількості десяткових знаків. Зазвичай більші за 1 числа в цьому форматі вводяться як відсотки. Числа, менші за 1, вимагають множення на 100 для перетворення у відсотки, введення чисел 10 або 0,1 призводить до відображення у клітинці 10%. Приклад процентного формату на числі 0,1234 наведено в правому стовпці таблиці.


12,34%

Дріб (Fraction)

Презентація числа у вигляді звичайного дробу.

3/10

Експоненціальний (Scientific)

Потрібен для відображення дуже великих або дуже маленьких чисел.

2.3Е+07

Дата (Date)

Існує декілька форматів дати. Роздільником може виступати дефіс або крапка, наприклад, 29.Лют або 05.08.16. Відлік дат Excel починає з 1 січня 1900 року. Дата визначає кількість днів, що минули від початку Excel до вказаної дати. 


14.03.04


Час (Time)

Excel підтримує декілька форматів дати, з них в Україні найпоширеніша 12-годинна система. Стандартно програма зберігає час у вигляді звичайного дробу, де доля доби відлічується від 0 годин.


1:30 РМ

Текстовий (Text)

Дуже потрібний формат, який дозволяє обійти примусове форматування. У цьому форматі і тексти, і числа відображаються так, як вони були зазначені у вихідному тексті незалежно від змісту.

Додатковий (Special)

Формат створено для відображення поштових індексів, номерів телефонів, табельних номерів.


123456

Всі формати (Custom)

Формат налаштовується користувачем власноруч.