Как написать письмо, чтобы на него ответили

Лайфхаки
как писать письма, электронные письма, как написать письмо, как ответить на вакансию

Что такое эпистолярный жанр, сегодня знают немногие, однако письменные сообщения пишут ежедневно, в том числе и по электронной почте. При этом эффективность переписки оставляет желать лучшего: чтобы ваше письмо открыли, потом чтобы прочли до конца, да еще и ответили, нужно приложить некоторые усилия. К сожалению, писать письма не учат ни в школе, ни в вузе, ни на работе, а пользоваться этим навыком приходится достаточно часто.

Предлагаем десять лайфхаков написания хорошего письма.

1. Тема письма должна объяснять, почему вы его отправили. При этом, если вы отправляете резюме, то в теме письма указывайте свое имя и фамилию, а не пишите «ответ на вакансию», Responding to job post, Application for Apple job или еще что-либо в этом роде. Обычно для такой почты выделяется отдельный адрес, так что эта причина написания письма достаточно очевидна, а вот без имени и фамилии у вашего мейла будет больше шансов потеряться в общем потоке корреспонденции. Кроме того, в тему можно добавить немного саморекламы – так вы сможете выделиться из общего ряда претендентов на внимание HR-специалиста, да и любого адресата.

2. Переходите к цели письма как можно быстрее. В эпоху маленьких и очень маленьких экранов нужно учитывать, что ваше письмо, скорее всего, прочтут сначала со смартфона или с планшета, так что суть обращения, изложенная в первом абзаце, – лучший вариант, если вы хотите, чтобы вас заметили. Например, I’m writing to apply for the Junior Manager, Logistics position, as my 2 years in logistics with Wal-Mart make me a great fit for your company.

3. Списки с цифровой или буквенной нумерацией. Как и в интернет-публикациях, так и в переписке удобная организация информации приветствуется всей читающей публикой. И, конечно, использование списков характеризует вас с самой лучшей стороны, подтверждая, что вы:

  1. организованный человек,
  2. цените время собеседника,
  3. умеете расставлять приоритеты,
  4. не перегружаете письмо излишней информацией.

4. Будьте предельно точными. Логичное продолжение предыдущих двух пунктов – требование точности в определениях. Пишите только то, в чем уверены и в чем хорошо разбираетесь, и делайте это максимально кратко.

5. Используйте выделение полужирным шрифтом экономно, только чтобы выделить отдельные слова, на которые хотели бы обратить внимание.

6. Осторожнее с вложениями! Стандарт отправки резюме – файл в формате MS Word или PDF, однако мир меняется, и если у вашего адресата суровые настройки почты, то письмо с вложенным файлом может попасть в папку «спам». Хороший вариант – ссылка на резюме в Google Docs, использование облачных хранилищ, например, Dropbox.

7. Выбирайте слова покороче. Два нобелевских лауреата, Уильям Фолкнер и Эрнст Хемингуэй, иронизировали над стилем друг друга. Фолкнер: «Он никогда не использовал слова, которые заставили бы читателя обратиться к словарю». Хемингуэй: «Бедняга Фолкнер. Неужели он думает, что большие эмоции появляются от прочтения длинных слов?» Если вы не планируете карьеру писателя, не стоит соревноваться с классиками. Лучше избегать длинных малоупотребительных слов, которые с трудом читаются и требуют пояснений.

8. Ваш запрос должен быть ясен. Использование слов и конструкций с неопределенным значением может запутать читателя, намного лучше точно сформулировать, что вам нужно от адресата, сразу определив временные рамки и, если нужно, локацию. Так же четко описывайте свои действия и намерения.

9. Сотрите все лишние слова. После того, как вы закончили письмо, вернитесь, пожалуйста, к его началу и удалите все слова, без которых можно обойтись. Помните: сейчас ни у кого нет времени читать длинные письма. Чем короче будет ваше сообщение, тем больше шансов, что его прочтут.

10. Читайте классиков. Возможно, после всех перечисленных советов это покажется странным, но чтение переписки литературно одаренных людей поможет вам со временем выработать свой узнаваемый стиль. Естественно, читать надо на том языке, на каком вы чаще всего общаетесь по электронной почте.

Для тех, кто хочет более детально разобрать стили деловой переписки в английском языке и научиться писать идеальное письмо соискателя на хорошую должность, на платформе EDUGET есть специальный бесплатный онлайн-курс How to Ace a Job Application Letter.

via