Топ-10 советов для ежедневного успеха проджект-менеджера

Эксперты

Проджект-менеджер это не профессия, а образ жизни, и если вы не получаете кайф от бесконечного хаоса или потока непредвиденных задач и сложностей, лучше выбрать другой вектор творческого развития и не вредить своему ментальному здоровью.

Ирина Вишнетская
Ирина Вишнетская

У Арнольда Шварценеггера есть хорошая цитата по этому поводу: "Мы всегда должны выходить за свои пределы". И я с этим абсолютно согласна. 

Профессия Project Manager - это мультизадачная роль, которая может совмещать в себе несколько позиций, в том числе Product Owner, Product Manager или Scrum Master. Поэтому список ежедневных обязанностей будет очень сильно отличаться в зависимости от вашей роли, сферы деятельности, специфики продукта и требований компании. 

Я выделяю топ-10 ключевых задач и практических подходов с которыми сталкиваюсь каждый день независимо от особенностей проекта:

1.  Emails and Chats 

Утро начинается с писем. Первое, с чего я рекомендую начинать свой день, это проверять чаты и почту хотя бы с телефона. Необязательно сразу же реагировать на все запросы, но если где-то пожар, то очень важно быть в курсе того, что горит и у кого. На моей практике было много случаев, когда клиент не дождавшись фидбэка со стороны менеджмента, предпринимал поспешные и не всегда финансово выгодные решения, которые в долгосрочной перспективе вредили проекту и мотивации команд. Поэтому, как бы вы не относились к этому процессу,  неотъемлемая часть жизни проджект-менеджера - всегда быть в курсе всего, что происходит с вашим проектом.

2.  Daily Checklist

Перед началом рабочего дня составьте план задач, выпишите в порядке приоритетов в любом удобном для вас формате все задачи вашего дня и двигайтесь согласно списку. 

3.  Dashboards Review 

Вторым этапом дневного ритуала является подготовка к синхронизации с командой, лидерами мнений или клиентом, а именно актуализация задач в приложениях, которыми вы непосредственно пользуетесь. Это может быть To Do list, который является вашим проектным планом. Мой основной инструмент для проектной работы - Jira. Поэтому прежде чем синхронизироваться с командой или клиентом, убедитесь в актуальности списка проектных задач. 

4.  Daily Stand-Up 

Синхронизация с командой является самой важной и ответственной частью дневных ритуалов проджект-менеджера, а также  инструментом для эффективного взаимодействия с командой. Чтобы провести его качественно, определитесь с целью вашего общения, дайте возможность высказаться каждому участнику команды, придерживайтесь структуры вашего общения, предварительно набросайте план вопросов для обсуждения, ограничьте время данного митинга. 

5.  Daily Project Status 

Одна из ключевых метрик и показатель текущей ситуации на проекте. Формируется после синхронизации с командой и рассылается на всех участников проекта.   

6.  Meetings

Независимо от того, проводите ли вы митинги Online or Offline, они всегда будут занимать большую часть вашего рабочего времени и от их результата, зачастую, зависит судьба проекта. Поэтому, искусство четко и кратко излагать ваши мысли и конструктивно доносить цели сыграет ключевую роль в карьере Project Manager-а. Для синхронизации с клиентом или стейкхолдерами не забудьте сбросить программу перед звонком или встречей.  

7.  Dashboard Monitoring 

На протяжении дня не переставайте следить за прогрессом поставленных задач перед командой и качеством их выполнения. 

8.  Risk Mitigation Planning 

Является важным инструментом в управлении потенциальных рисков или угроз связанных с вашим проектом. Процесс управления рисками включает в себя следующее: идентификация риска, оценка риска, расстановка приоритетов на основе степени ущерба для вашего проекта, план снижение риска изменением определенных аспектов, мониторинг рисков и оценка эффективности установленных мер контроля, а также зон ответственности по каждому пункту. 

9.  Budget/Expenditures

Следите за расходами проекта, закладываете коэффициент риска при планировании бюджета. Вносите все расходы проекта на ежедневной основе. Отправляйте раз в месяц или неделю отчеты по балансу вашим стейкхолдерам. 

10.  Workday Completion 

В конце процесса разработки вернитесь к списку дел. Убедились, что в нем не осталось открытых задач блокирующих работу вашей команды. Актуализируете список, дополнив его задачами текущего дня. 

Ирина Вишнетская, Business Project Manager PlayTech
Автор статьи