Віддалений менеджмент на період самоізоляції

Експерти

Пандемія COVID19 і загальний карантин змушують роботодавців та їх співробітником всерйоз переглядати звичний підхід до робочих процесів і самоорганізації. У поточній ситуації ключову роль в продуктивності віддаленої роботи співробітників грає мотивація персоналу і сприятливі робочі умови.

Віддалений менеджмент на період самоізоляції

Нашій країні, на жаль, досить складно бути гнучкою в цих умовах і швидко перебудуватися на новий формат віддаленого менеджменту. Ключовими факторами складності, з якими стикаються компанії, це: робоче обладнання для кожного співробітника, програмне забезпечення під вимоги проекту, питання захисту даних, організаційні питання з віддаленим доступом та менеджмент віддалених команд. Також до вищепереліченого можна додати продуктивність і мотивацію співробітників в умовах віддаленої комунікації.

І все ж, якщо ваш проект не закрили і компанії вдалося перевести команду на віддалений формат співпраці, ви маєте унікальну можливість отримати цінний досвід віддаленого менеджменту.

1. Налаштування доступів

Перше з чого варто почати, це перевірити, щоб у всіх учасників команди були доступи до робочих матеріалів, налаштоване обладнання, встановлені всі необхідні програми і віддалені умови дозволяють їм безперешкодно виконувати свою роботу.

2. Синхронізація з командою

Заведіть в онлайн календарі (Google або Outlook Calendar) зустрічі з назвами проектів і описом завдань з прикріпленими посиланнями на інструменти, якими ви користуєтеся для керування проектів. Переконайтеся, що в графі "місце зустрічі", в календар прикріплене посилання на онлайн-зустрічі або посилання на чат для щоденної синхронізації з командою. Фіксуйте в чаті або в листі результати готовності команди до зустрічі. По завершенню обов'язково скидайте звіт ваших домовленостей з командою. Також, найпоширеніша помилка віддаленої роботи, це зав'язувати всі процеси на одній людині. Навчіть команду доповнювати один одного і перестраховувати в разі потреби. Мультифункціональні команди швидше досягають проектних цілей. Всі рішення або зміни в проекті повинні, як мінімум, проговорюватися на загальних зустрічах.

3. Внутрішні домовленості

Як показує мій досвід роботи з командами по 15-20 чоловік, збірка внутрішніх правил - це запорука успіху, щоб уникнути конфліктних ситуацій. Тому, важливо переконатися, що команда розуміє важливість присутності на зустрічах і ніхто з учасників проекту не спізнюється в жодному разі. Зідзвонюйтеся з командою мінімум 1-2 рази в день і стежте за дедлайнами затверджених завдань.

4. Щирість у спілкуванні

Інтеграція певних процесів вимагає часу, але без допомоги вашої команди вам не вдасться швидко адаптуватися в нових умовах. Тут, як-то кажуть: "Один в полі не воїн!". Постарайтеся максимально відкрито доносити команді всі складнощі, з якими стикається компанія і ви безпосередньо в своїй роботі.

Починайте комунікацію з розповіді про те, як проходить ваш робочий день і які досягнення на проекті відбулися протягом вчорашнього дня і в цілому. Приділіть увагу кожному учаснику проекту, дайте всім можливість висловитися, проговорити поточні завдання і описати план їх реалізації. У віддалених умовах вашим співробітникам дуже не вистачає особистого спілкування з колегами, постарайтеся компенсувати їм цей фактор, продовживши час мітингу на 30 хвилин довше за звичайну синхронізацію в офісі.

5. Як тримати команду в тонусі

У даній ситуації завдання Project Manager-а постійно бути на зв'язку з командою, моніторити їх психологічний стан і мотивацію працювати. Знаходити інструменти для підвищення продуктивності своєї команди в віддалених умовах і виступати в ролі психолога (на випадок, якщо у вас в компанії немає такої посади)

Ділюся простими порадами виходячи з особистого досвіду віддаленого менеджменту:

• Не забувайте хвалити команду на щоденній основі, їм потрібна ваша підтримка, як ніколи.

• Цікавтеся, як у них справи і як вони переживають поточну ситуацію і нові умови роботи.

• Організовуйте вебінари, це допоможе не тільки професійно розвивати ваших співробітників, але відверне їх від щохвилинної занурення в новинні стрічки.

• Розбавляйте ваше спілкування історіями спільно проведених тімбілдінгів або корпоративів.

• Святкуйте дні народження онлайн всім колективом, це дуже зближує.

• Нагадуйте їм, що все це тимчасово і скоро ви всі повернетеся до звичного способу життя.

Не сумуйте самі і ваша команда завжди буде в позитивному 

Ірина Вишнетська, бізнес проджект менеджер компанії PlayTech
Автор