У Арнольда Шварценеггера є хороша цитата з цього приводу: “Ми завжди повинні виходити за свої межі”. І я з цим абсолютно згодна.

Професія Project Manager – це мультизадачна роль, яка може поєднувати в собі кілька позицій, в тому числі Product Owner, Product Manager або Scrum Master. Тому список щоденних обов’язків буде дуже сильно відрізнятися в залежності від вашої ролі, сфери діяльності, специфіки продукту і вимог компанії.

Я виділяю топ-10 ключових завдань і практичних підходів з якими стикаюся щодня незалежно від особливостей проекту:

1. Emails and Chats

Ранок починається з листів. Перше, з чого я рекомендую починати свій день, це перевіряти чати і пошту хоча б з телефону. Необов’язково відразу ж реагувати на всі запити, але якщо десь пожежа, то дуже важливо бути в курсі того, що горить і у кого. На моїй практиці було багато випадків, коли клієнт не дочекавшись фідбека з боку менеджменту, робив поспішні і не завжди фінансово вигідні рішення, які в довгостроковій перспективі шкодили проекту і мотивації команд. Тому, як би ви не ставилися до цього процесу, невід’ємна частина життя проджект-менеджера – завжди бути в курсі всього, що відбувається з вашим проектом.

2. Daily Checklist

Перед початком робочого дня складіть план завдань, випишіть в порядку пріоритетів в будь-якому зручному для вас форматі всі завдання вашого дня і рухайтеся згідно зі списком.

3. Dashboards Review

Другим етапом денного ритуалу є підготовка до синхронізації з командою, лідерами думок або клієнтом, а саме актуалізація завдань в додатках, якими ви безпосередньо користуєтеся. Це може бути To Do list, який є вашим проектним планом. Мій основний інструмент для проектної роботи – Jira. Тому перш ніж синхронізуватися з командою або клієнтом, переконайтеся в актуальності списку проектних завдань.

4. Daily Stand-Up

Синхронізація з командою є найважливішою і відповідальною частиною денних ритуалів проджект-менеджера, а також інструментом для ефективної взаємодії з командою. Щоб провести його якісно, ​​визначитеся з метою вашого спілкування, дайте можливість висловитися кожному учаснику команди, дотримуйтеся структури вашого спілкування, попередньо накидайте план питань для обговорення, обмежте час даного мітингу.

5. Daily Project Status

Одна з ключових метрик і показників поточної ситуації на проекті. Формується після синхронізації з командою і розсилається на всіх учасників проекту.

6. Meetings

Незалежно від того, чи проводите ви мітинги Online or Offline, вони завжди будуть займати більшу частину вашого робочого часу і від їх результату, найчастіше, залежить доля проекту. Тому мистецтво чітко і коротко викладати ваші думки і конструктивно доносити мети зіграє ключову роль в кар’єрі Project Manager-а. Для синхронізації з клієнтом або стейкхолдерами не забудьте скинути програму перед дзвінком або зустріччю.

7. Dashboard Monitoring

Протягом дня не переставайте стежити за прогресом поставлених завдань перед командою і якістю їх виконання.

8. Risk Mitigation Planning

Є важливим інструментом в управлінні потенційних ризиків або погроз пов’язаних з вашим проектом. Процес управління ризиками включає в себе таке: ідентифікація ризику, оцінка ризику, розстановка пріоритетів на основі ступеня шкоди для вашого проекту, план зниження ризику зміною певних аспектів, моніторинг ризиків і оцінка ефективності встановлених заходів контролю, а також зон відповідальності по кожному пункту.

9. Budget / Expenditures

Слідкуйте за витратами проекту, закладаєте коефіцієнт ризику при плануванні бюджету. Вносьте всі витрати проекту на щоденній основі. Надсилайте раз на місяць або тиждень звіти по балансу вашим стейкхолдерам.

10. Workday Completion

В кінці процесу розробки поверніться до списку справ. Переконалися, що в ньому не залишилося відкритих завдань які блокують роботу вашої команди. Актуалізуєте список, доповнивши його завданнями поточного дня.