Що таке епістолярний жанр, сьогодні мало хто знає, однак письмові повідомлення пишуть щоденно, в тому числі й електронною поштою. При цьому ефективність листування далека від бажаної: щоб ваш лист відкрили, прочитали до кінця та ще й відповіли, треба докласти певних зусиль. На жаль, писати листи не вчать у школі, у виші, на роботі, а користуватися цією навичкою доводиться доволі часто.

Пропонуємо 10 лайфхаків написання хорошого листа.

1. Тема листа має пояснювати, чому ви його надіслали. При цьому якщо ви відправляєте резюме, то в темі листа зазначайте своє ім’я та прізвище, а не пишіть «відповідь на вакансію», Responding to job post, Application for Apple job чи щось подібне. Зазвичай для такої пошти виділяють окрему адресу, тож власне причина написання листа достатньо очевидна, а ось без імені та прізвища у вашого мейла більше шансів загубитися в загальному потоці кореспонденції. Крім того, до теми можна додати трохи самореклами – так ви зможете виділитися із загалу претендентів на увагу HR-фахівця, та й будь-якого адресата.

2. Переходьте до мети листа якнайшвидше. В час маленьких і дуже маленьких екранів треба враховувати, що ваш лист, скоріше за все, прочитають спочатку зі смартфона чи планшета, тож викладення суті повідомлення в першому абзаці – найкращий варіант, якщо ви хочете, щоб вас помітили. Наприклад, I’m writing to apply for the Junior Manager, Logistics position, as my 2 years in logistics with Wal-Mart make me a great fit for your company.

3. Списки з цифровою чи літерною нумерацією. Як в інтернет-публікаціях, так і в листуванні зручна організація інформації вітається всіма читачами. І, звичайно, використання списків характеризує вас з найкращого боку, підтверджуючи, що ви:

1. організована людина;
2. цінуєте час співрозмовника;
3. вмієте розставляти пріоритети;
4. не перевантажуєте лист зайвою інформацією.

4. Будьте гранично точними. Логічне продовження попередніх двох пунктів – вимога бути точним у термінології. Пишіть лише те, в чому впевнені й на чому добре знаєтеся, і робіть це максимально коротко.

5. Використовуйте виділення напівжирним шрифтом економно, тільки щоб позначити окремі слова, на які хотіли б звернути увагу.

6. Обережніше з доданими файлами! Стандарт резюме – файл у форматі MS Word чи PDF, однак світ змінюється, і якщо у вашого адресата суворі налаштування пошти, то лист із вкладеним файлом може потрапити до папки «спам». Хороший варіант – посилання на резюме в Google Docs, використання хмарових сховищ, наприклад, Dropbox.

7. Обирайте короткі слова. Два нобелевські лауреати, Вільям Фолкнер і Ернест Хемінгуей, іронізували над стилем один одного. Фолкнер: «Він ніколи не використовував слова, які примусили б читача звернутися до словника». Хемінгуей: «Бідний Фолкнер. Невже він вважає, що великі емоції з’являються від прочитання довгих слів?». Якщо ви не плануєте кар’єру письменника, не варто змагатися з класиками. Краще уникати довгих маловживаних слів, які важко прочитуються й потребують пояснень.

8. Ваш запит має бути зрозумілим. Використання слів і конструкцій з невизначеним значенням може заплутати читача, значно краще точно сформулювати, що вам потрібно від адресата, одразу визначивши часові межі та, якщо потрібно, локацію. Так само чітко описуйте власні дії й наміри.

9. Зітріть усі зайві слова. Після того як ви закінчили листа, поверніться до його початку й видаліть усі слова, без яких можна обійтися. Пам’ятайте: зараз ніхто не має часу читати довгі листи. Що коротшим буде ваше повідомлення, то більше шансів, що його прочитають.

10. Читайте класиків. Можливо, після всіх перерахованих порад це видаватиметься дивним, але листування літературно обдарованих людей допоможе вам з часом розробити свій впізнаваний стиль. Звісно, читати треба тією мовою, якою ви найчастіше листуєтеся електронною поштою.

Для тих, хто хоче детальніше розібрати стилі ділового листування в англійській мові й навчитися писати ідеальний лист претендента на престижну позицію, на платформі EDUGET є спеціальний безкоштовний онлайн-курс How to Ace a Job Application Letter.

via